Inleiding	Beschrijving casus	Werken met	Management informatie

 

Management informatie

In de vorige paragrafen is de werking van het opdrachtensysteem van Wieltjes aan bod geweest. In deze paragraaf gaan we weer kijken hoe we informatie uit de database kunnen halen. Dit gebeurt bijna altijd met Querys of met rapporten of formulieren gebaseerd op een query.

Handelingen

Het management van Wieltjes wil informatie hebben over de verschillende handelingen die bij de reparaties uitgevoerd worden. Zo zijn ze geïnteresseerd in de handelingen waarin iets vervangen wordt en willen ze hier een overzicht van.

Maak een query van de tabel handeling die er als volgt uitziet:

Laten we deze Query in de weergave gegevensblad zien, dan krijgen we alle handelingen. Voeren we bij criteria alleen "vervangen" in, dan krijgen we totaal geen resultaten.

Probeer beide uit

Bij de opdrachten van Informatievaardigheden heb je geleerd dat je tekens kunt gebruiken zoals het * en het ? teken.

Vul je voor "vervangen" "vervangen*" in dan zal Access daar het volgende van maken:

Voer je deze Query uit dan krijg je de volgende resultaten.

Maar er blijkt ook nog een handeling "remblokken vervangen" te zijn. Wat "vervangen*" doet is alles selecteren dat begint met vervangen wat na vervangen komt maak niet uit. Willen we de andere handelingen ook er in betrekken, dan moeten alles geselecteerd worden waarin ook verder in de zin het woord vervangen voorkomt.

Ga na dat dit dan moet zijn "*vervangen*". Voer die query uit en vergelijk met eerder resultaat.

Betaalwijze

Het management is ook geïnteresseerd hoe de meeste mensen betalen. De manier waarop men betaald wordt opgeslagen in de werkopdracht.

Open een nieuwe query op basis van de werkopdracht. Voeg de tabel werkopdracht toe. Klik op de knop totalen om te groeperen.

Stel de Query als volgt in en bekijk het resultaat. Ga na waarom je hem zo moet instellen.

Het management wilt ook weten in hoeverre de wijze van betaling en de handeling "vervangen" samenhangen.

Daarvoor moeten we eerst tabellen toevoegen (Dit doe je door rechts te klikken en voor "tabel weergeven" te kiezen)

Maak de volgende query, en ga goed na wat deze query doet.

Verwissel de kolom omschrijving en betaalwijze en bekijk het resultaat. Probeer te snappen wat Access doet.

 

Het management wil voor de maand april 2013 een overzicht van het aantal werkuren verricht per handeling.

Stel hiervoor de volgende querys op. Let vooral ook op het verschil in "Group by" en "Waar". Bij "Waar" moet voldaan worden aan de voorwaarde in het criterium en bij "Group by" wordt per datum gegroepeerd. De oplossingen staan hieronder.

 

Door op te klikken komt er een rij "Totaal" onder de tabel te staan. Hierin kun je bv het totaal aantal werkuren laten berekenen.

 

De output hiervan is:

Ga na waar het verschil precies in zit?

 

Kruistabellen

Bij de module onderzoek heb je geleerd dat je verbanden het beste kunt laten zien in kruistabellen. Bij het ontwerpen van Querys kun je ook kiezen voor kruistabellen door op onderstaande knop te klikken.

Klik op de knop kruistabel in het Query ontwerp scherm. Je kunt dan kolom- en rijkoppen en de waarden in de kruistabel aangeven. Doe dat als volgt:

en bekijk het resultaat.

Verrichtingen

De volgende querys hebben allemaal te maken met de verrichtingen gedaan door de monteurs. Er wordt vanuit gegaan dat je steeds kijkt in het relatieschema wat in welke tabel staat en welke tabellen je moet meenemen in je query. Als een totalen query gebruikt wordt of een kruistabellen query, wordt er vanuit gegaan dat je weet op welke knop je moet klikken. De enige schermafdrukken die gebruikt worden zijn die hoe de query is opgebouwd. Maar daarin kun je ook zien om welke tabellen het gaat, welke velden, of het een totalen of kruistabelquery is en welke er criteria ingevoerd zijn.
De opbouw is steeds dat je begint met de query en die stap voor stap uitbreidt.

Maak een query waarin je de handelingen en de gewerkte tijd zet.

Het management is meer geïnteresseerd in hoe lang men gemiddeld over een handeling doet.

Maak hiervoor een totalenquery. Het kan zijn dat je onder eigenschappen de notatie moet veranderen in "standaard" met 2 cijfers na de komma (rechts klikken in de kolom).

 

Om te kijken of er verschil is tussen gemaakte werkuren tussen de ene monteur en de andere wordt de volgende query gemaakt. Hierin worden de gemiddelde werkuren per handeling per monteur berekend.

Maak deze query en voer hem uit.

 

Dat kan mooier in een kruistabel.

Probeer dit uit. Wat zou je als manager op te merken hebben op het resultaat.

Om te laten zien hoeveel handelingen gemaakt worden door de monteurs wordt de volgende query gemaakt

Doe dit.

De database bevat nog niet veel data, maar bedenk dat op bovenstaande manier en wat combineren heel veel managementinformatie mogelijk is. Ga maar eens na wat de volgende Query doet.

Kosten en opbrengsten.

Voor het management is het natuurlijk van belang te weten of de kosten gedekt worden door de opbrengsten. De kosten in dit voorbeeld zitten in de uurlonen van de monteurs. Daar tegenover staan de opbrengsten van de handelingen die zij verricht hebben.

Per monteur kan het totaal aantal gewerkte uren gesommeerd worden en alle handelingen hebben een basisprijs.

Voer de query uit en ga na wat de totalen query nu berekend:

Zou je als baas tevreden zijn met dit resultaat??

Afsluiting

Je hebt in deze paragraaf gezien hoe je door middel van querys heel veel management informatie uit de database kunt halen. Door na te denken, goed het relatieschema te bekijken, verschillende soorten querys te gebruiken kun je bijna alles uit de database halen. Aan jou om het nu zelf te doen in je eigen ontworpen database. Je hebt voorbeelden van Managementinformatie gezien, en ik hoop dat je met deze voorbeelden ook in staat bent je eigen managementinformatie op te stellen. Access maakt het mogelijk.

 

Einde practicum 4

	Inleiding	Beschrijving casus	Werken met	Management informatie