CURSUS MS Access 2014

 

 

 

Management informatie.

Een "Selectie Query" geeft steeds informatie over een enkel record. Als manager ben je meer geïnteresseerd in overzichten van totalen, bijvoorbeeld de omzet van een maand.

Access bezit hiervoor de "Totalenquery". In de komende oefeningen zullen we stap voor de stap de mogelijkheden hiervan bekijken.

Tabel Product.

Open een nieuwe Query op basis van de tabel "product". Sleep het veld "voorraad" naar beneden.
Klik op de knop totalen, er zal een rij "Totaal" er bij komen.
Klik waar nu nog staat "Group By" op het invoervak en selecteer "Som".
Laat daarna het resultaat in de "Gegevensblad Weergave" zien.

Compusale kent twee productgroepen, de accessoires, en de PC's (respectievelijk A en P), waarvan ze willen weten hoeveel ze in voorraad hebben.

Stel de query als volgt in, en bekijk het resultaat.

Om de gemiddelde voorraad te zien kun je onderstaande query instellen. Probleem zou kunnen zijn dat het gemiddelde in teveel cijfers na de komma wordt getoond. Je kunt het aantal decimalen na de komma instellen door rechts te klikken in de kolom van het gemiddelde en in het eigenschaps venster het aantal decimalen in te stellen.

Doe dit.

In het weergaven venster komen boven de kolommen niet direct begrijpelijke teksten te staan. Je kunt er een begrijpelijke tekst van maken, maar dan moet je om het veld waar het om gaat rechte haken plaatsen. Dan werkt het op dezelfde manier als bij formules. Eigenlijk is het een eenvoudige formule.

Het resultaat is:

Probeer bovenstaande uit.

Nu we de basis principes kennen van de totalen query kunnen we die toepassen op de verkopen van de organisatie, want daarin zit natuurlijke de echte management informatie.

Tabel "Verkooporder_regel".

Het management is geïnteresseerd in hoeveel er per product is verkocht in de afgelopen jaren. Deze gegevens zitten niet in de tabel verkooporders maar in de tabel verkooporder_regel (Ga na).

Open een nieuwe Query op de tabel verkooporder_regel. Ga na dat voor het berekenen van de totalen per product je onderstaande Query instelling moet maken.

Niet erg handig in deze query is dat je niet de namen van de producten ziet. De namen (omschrijvingen) zitten in de tabel producten. Deze tabel kunnen we toevoegen door rechts te klikken in het Query gebied en te kiezen voor

Tevens willen we per productgroep het aantal weergeven. Maak onderstaande instellingen.

De volgorde is hier van groot belang. Een productgroep kent meerdere producten. Access begint met zijn groepering helemaal links. Onder de groep productgroep worden daarna de producten per groep samengenomen (komen overeen met de productnr). Dan wordt per product het totaal aantal verkopen door het sommeren berekend.

De volgende stap is natuurlijk de omzet per product.

Maak deze instelling, en bekijk het resultaat.

Sla daarna de query op onder de naam "Q_omzet per productgroep.

Groeperen per tijdsperiode.

Veel managementinformatie is gebaseerd op tijdsperioden. Overzichten per jaar, maand, per week. Stel we willen dit realiseren voor de omzetten. In eerste instantie moeten we uitzoeken op welke tabellen we de Query moeten baseren. Kijken we naar de gegevens die erin zitten dan zien we het volgende

Orderdatum : in tabel verkooporder
aantal : in tabel Verkooporder_regel
Prijs : in tabel product.

Willen we bv de datum 23-8-2012 omzetten naar 2012, dan kan dat door gebruik te maken van de formule :
Format (23-8-2012;"yyyy") . Uitkomst 2012
Willen we alleen van de maand zien dan kiezen we voor Format (23-8-2012;"mmm"). Uitkomst Aug
Willen we de week laten zien dan gebruiken we "ww" en de dag "dd".

Met de data die in onze database zitten, zou ik niet alleen kiezen voor maand als ik een maandoverzicht wil. Het probleem is dat ik maanden in 2011 en maanden in 2013 heb.

Het probleem is op te lossen door voor Format (23-8-2012; "mmm yyyy") te kiezen.

Maak een overzicht van de omzetten per maand. Stel daarom de query in als in de figuur hieronder. Ga na wat de query doet. Het is belangrijk dat je dat snapt.

Door het format te veranderen kun je overzichten over ieder mogelijk periode krijgen. Wil je alleen overzichten tussen een bepaalde periode, dan maak je een interactieve Query, waar om de begin en einddatum gevraagd wordt.

Omzet per klant.

Willen we de omzet per klant berekenen dan moeten we eerst kijken welke tabellen we in de query moeten samenvatten. Willen we klantgegevens zoals naam van de klant, dan hebben we ten eerste de tabel klant nodig. Op de verkooporders staan eigenlijk behalve het klantnr, geen klantgegevens. Toch hebben we dit bestand nodig om een koppeling te maken met de verkooporders, die weer een koppeling maken met de verkooporder_regel tabel. Willen we omzet berekenen dan hebben we ook nog uit de producttabel, de prijs nodig.

Ga na dat we de volgende query nodig hebben. Stel hem daarna samen en voer hem uit.

De laatste kolom maakt van de query een interactieve Query, zodat we de omzet per jaar kunnen bekijken per klant

Omzet per medewerker.

Van de medewerkers willen we een overzicht per maand hebben. Dit moet een overzicht zijn van 2012, en de maand willen we interactief kunnen bepalen.

Ga na dat onderstaande Query voldoet. Voer je de Query uit dan moet je de eerste drie letters van de maand invoeren.

Selecteren niet betaald.

Willen we de orders met bijbehorende klanten en totaal orderbedrag laten zien van die klanten die niet betaald hebben dan kunnen we de volgende query opstellen.

Stel deze query op. Het veld betaald was een veld wat we konden aanklikken. Aangeklikt is "waar", niet aangeklikt is "onwaar". (we hadden ook "Not waar" kunnen invullen.

Afsluiting.

In dit practicum heb je kunnen werken met een verkoopsysteem. Het betreft maar enkele processen van de organisatie. Maar toch heb je kunnen zien hoeveel informatie uit dit kleine onderdeel te halen is. Gelukkig hoeven we met de meeste gekochte systemen niet tot op tabel niveau terug te gaan om er informatie uit op te halen. Maar heb je soms een specifieke vraag, dan weet je dat het kan, maar dan moet je wel goed weten wat de relaties tussen de tabellen zijn. Als tabellen niet op de een of andere manier verbonden zijn door relaties (ook via andere tabellen) dan is het niet mogelijk samengestelde informatie op te vragen uit de beide tabellen.

Als het goed is heb je na het doen van dit practicum enig idee hoe een informatiesysteem werkt en hoe er informatie uit op te vragen is.

 

Einde practicum 3