CURSUS MS Access 2014

 

 

 

Formulieren

In de paragraaf stambestanden heb je tabellen aangemaakt. Voor het vervolg is het handiger als deze tabellen meer gegevens bevatten. Download daarom de volgende database. Sla hem op een voor jou toegankelijke plaats op.

Database: Compusale1.accdb

Voor het invoeren en muteren worden formulieren gebruikt. Gesplitste formulieren maken de gegevens toegankelijk doordat in de tabel gezocht kan worden, en nadat in de tabel de gegevens gevonden zijn, is het makkelijk muteren in het formulier.

Maak van de drie tabellen drie gesplitste formulieren met de namen product, medewerker en klant.

Zoals al eerder aangegeven is, is het muteren van stambestanden geen dagelijks werk. Dagelijks worden er nieuwe orders gemaakt en facturen verstuurd. We bekijken eerst een voorbeeld van een order:

Je ziet dat in deze order de gegevens van de drie gemaakte stambestanden opgeroepen moeten kunnen worden. Het mooiste is, wanneer je het medewerkersnummer invult, alle andere gegevens van de medewerker automatisch ingevuld worden. Zo ook met klant en productgegevens.

Laten we eens proberen na te gaan wat perse op een order moet staan.
Dat begint met een ordernr. (deze worden meestal, anders dan bij klant, medewerkers of productgegevens, automatisch aangemaakt.
De datum van de order is ook van belang. En eigenlijk moet dan ook automatisch de datum waarop de order aangemaakt wordt gegenereerd worden.
Daarnaast moet natuurlijk ingevuld worden het medewerkersnr en het klantnr (de gegevens van deze personen worden opgehaald en hoeven dus niet steeds per order ingevoerd te worden).
Met de productgegevens zit het iets moeilijker. Op een order staat soms maar één product, maar er kunnen er ook wel 100 op staan. Het aantal is per order ook nog eens anders. Je zou in het order bestand voor ieder product dat op de order kan voorkomen een aparte regel kunnen reserveren, tot het maximale aantal producten wat op een order kan voorkomen, maar dat zou de database vertragen en veel extra ruimte op de harde schijven vergen. Men lost dit op door een tussen tabel te maken. Bij een verkooporder wordt die meestal verkooporder_regel genoemd of subtabel_verkooporder.

Wat blijft dan over voor de verkooporder. Alleen die velden die ingevuld dienen te worden, m.u.v. de regel of subtabel, want die komen in een andere tabel. In de volgende paragraaf ga je deze transactiebestanden maken.